Intern kontroll

Intern kontroll och riskhantering avseende finansiell rapportering

Allmänt

Styrelsen ansvarar enligt svensk Aktiebolagslag för den interna kontrollen. Målet med den interna kontrollen är att skapa en tydlig ansvarsstruktur och effektiv beslutsprocess. I styrelsens arbetsordning och instruktioner för VD säkerställs en tydlig roll- och ansvarsfördelning som syftar till en effektiv hantering av verksamhetens risker. Styrelsen har också fastställt ett antal grundläggande riktlinjer och policyer som har betydelse för att säkra en effektiv kontrollmiljö. De grundläggande styrdokumenten är årligen föremål för översyn och godkännande av styrelsen. Utöver dessa dokument förutsätter en fungerande kontrollmiljö en adekvat organisationsstruktur och löpande översyn av densamma. Koncernledningen rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Koncernledningen ansvarar för det system av interna kontroller som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Cheferna på olika nivåer inom koncernen har definierade befogenheter och ansvar avseende den interna kontrollen.

Riskbedömning

New Wave Group har en centraliserad process för riskbedömning av både finansiella och icke-finansiella risker, vilket sker i dialog mellan koncernledning och styrelse. Riskerna graderas utifrån sannolikhet och potentiell finansiell påverkan på koncernen. Riskbedömning görs även i respektive bolag, kopplad till varje bolags individuella verksamhet. De mest väsentliga riskerna som New Wave Group har identifierat avser uppskattningar och bedömningar kopplade till värdering av immateriella anläggningstillgångar och varulager, samt risk för bedrägerier och liknande incidenter.

Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av den övergripande kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenterats och kommunicerats. Inom New Wave Group är några av de mest väsentliga beståndsdelarna i kontrollmiljön dokumenterade i form av policyer samt instruktioner såsom attestinstruktioner, finansmanual och processbeskrivningar.

Corporate Governance policy
De olika delarna av koncernens bolagsstyrning sammanfattas i Corporate Governance Policy, vilken även utgör styrdokument för koncernens övriga policyer.

Finanspolicy
Koncernens finanspolicy anger riktlinjer för finansiell och intern kontroll, i syfte att uppnå en välfungerande och effektiv kontrollmiljö. Policyn behandlar även områden såsom finansiell rapportering, skatt och närståendetransaktioner.

Riskpolicy
Policyn beskriver koncernens process för riskbedömning och riskhantering, både vad gäller finansiella och icke finansiella risker. I policyn anges även ramar för hur koncernens verksamhet ska finansieras samt riktlinjer för hur exempelvis valutarisker och ränterisker ska hanteras.

IT-policy
Koncernens IT-policy beskriver koncernens principer för användande och säkerhet inom IT-området.

Informationspolicy
Koncernens informationspolicy är ett dokument som beskriver koncernens regler för hantering och kommunikation av information, både internt inom koncernen samt till omvärlden.

Insiderpolicy
Policyn sätter regler för hantering och kommunikation av insiderinformation.

CSR och miljöpolicy
Koncernens CSR och miljöpolicy ger riktlinjer för socialt och miljömässigt ansvarstagande inom koncernen och värdekedjan.

Antikorruptionspolicy
Koncernens antikorruptionspolicy beskriver koncernens principer gällande arbete med att motverka korruption.

Antipenningtvättspolicy
Anger riktlinjer för att minska risken för penningtvätt.

Visselblåsarpolicy
Innehåller instruktioner och regler relaterade till koncernens visselblåsarfunktion.

Kontrollaktiviteter

För att säkerställa den interna kontrollen finns såväl automatiserade kontroller i IT-system som hanterar behörigheter och attesträtt samt manuella kontroller genom avstämningar och inventeringar. Detaljerade ekonomiska analyser av resultatet samt uppföljning mot prognoser kompletterar kontrollerna och ger en övergripande bekräftelse på den finansiella rapporteringens kvalitet.

Koncernens centrala finansavdelning granskar månatligen bolagens finansiella rapportering, vilket rapporteras till koncernledningen. Ekonomicheferna för koncernens bolag rapporterar direkt till ekonomi- och finanschef för koncernen. Ingen VD för bolag i koncernen får på egen hand tillsätta eller avsätta ekonomichef. Koncernens risker kopplade till den finansiella rapporteringen avser risken för att materiella fel i redovisningen av bolagets finansiella ställning och resultat kan uppkomma. Koncernens finanspolicy och finansmanual samt etablerade uppföljningsrutiner syftar till att minimera dessa risker.

Uppföljning

Koncernens väsentliga styrdokument i form av policyer och instruktioner hålls löpande uppdaterade och kommuniceras ut i organisationen via relevanta kanaler. Eventuella avvikelser från koncernens policyer ska löpande rapporteras till respektive policyägare, och större avvikelser ska kommuniceras vidare till revisionsutskottet och styrelsen i sin helhet. Finansavdelning och ledning på såväl bolags- som koncernnivå analyserar månatligen den finansiella rapporteringen på detaljnivå. New Wave Groups decentraliserade bolagsstruktur innebär att respektive bolags finansavdelning ansvarar för att den finansiella rapporteringen från varje enhet är korrekt, fullständig och i tid. Processer och riskmoment bedöms genom självutvärdering, styrelsemöten och via bolagets externa revisorer. Ett flertal processer såsom inköp, betalningar, finansiering, IT, konsolidering och rapportering är helt eller delvis centraliserade till koncernnivå. Koncernens centrala finansavdelning är ansvarig för att implementera, vidareutveckla och upprätthålla koncernens kontrollrutiner samt att utföra internkontroll i affärskritiska processer. Styrelsen får löpande finansiella rapporter och vid varje styrelsemöte behandlas koncernens och de olika bolagens finansiella situation. Styrelsen får även under året avrapportering från bolagets revisorer avseende deras iakttagelser.

Bolagen

New Wave Groups organisation är decentraliserad där ett stort mått av självständighet och bestämmande lämnas åt respektive bolagsledning. Målet är att bolagen ska drivas i en entreprenörsanda samtidigt som de har fördelarna med att tillhöra en större koncern. Därför består koncernen av ett större antal operativa bolag, ca 65 stycken. Styrelsemöten hålls normalt tre gånger per år i respektive bolag alternativt underkoncern. Styrelsernas sammansättning beror på bolagets inriktning och utvecklingsfas. Förutom koncernledningen utnyttjas även kompetens från VD:ar i ”mogna” bolag i de lokala dotterbolagsstyrelserna. Den organisationsmodell som New Wave Group har valt möjliggör en effektiv benchmarking för både lönsamhet, kapitalbindning och tillväxt mellan bolag, varumärken och marknader.

Rörelsesegment

Koncernen delar upp sin verksamhet i tre rörelsesegment: Företag, Sport & Fritid samt Gåvor & Heminredning. I koncernledningen ingår segmentsansvariga för respektive rörelsesegment med uppgift att samordna verksamheten. Produkterna för varje varumärke följer rörelsesegmentet, men har separata säljkårer för de olika försäljningskanalerna profil och detaljhandel.

Försäljningskanaler

Koncernens produkter säljs genom två försäljningskanaler: profil och detaljhandel.

Konceptgrupper

Inom respektive rörelsesegment finns det ett antal konceptgrupper som är ansvariga för strategisk inriktning, produktutveckling och marknadsstrategi för ett eller flera varumärken.