Intern kontroll

Allmänt

Styrelsen ansvarar enligt svensk Aktiebolagslag för den interna kontrollen. Målet med den interna kontrollen är att skapa en tydlig ansvarsstruktur och effektiv beslutsprocess. Styrelsen har fastställt ett antal grundläggande dokument av betydelse för den finansiella rapporteringen för att säkra en effektiv kontrollmiljö. I styrelsens arbetsordning och instruktioner för VD:n säkerställs en tydlig roll- och ansvarsfördelning, som syftar till en effektiv hantering av verksamhetens risker. Styrelsen har också fastställt ett antal grundläggande riktlinjer och policys som har betydelse för den interna kontrollen, till exempel Corporate Governance policy, finansiell riskpolicy, antikorruptionspolicy och informationspolicy. De grundläggande styrdokumenten är löpande föremål för översyn. Därutöver förutsätter en fungerande kontrollmiljö en adekvat organisationsstruktur och löpande översyn av densamma. Koncernledningen rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Koncernledningen ansvarar för det system av interna kontroller som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Cheferna på olika nivåer inom koncernen har definierade befogenheter och ansvar avseende den interna kontrollen.

Finansiell riskbedömning

De väsentliga risker som New Wave Group har identifierat kopplade till den finansiella rapporteringen är felaktigheter i redovisningen och värderingen av varulager, immateriella tillgångar, kundfordringar, räntebärande skulder, skatt, valutor samt risk för bedrägeri, förlust eller förskingring av tillgångar.
De största finansiella riskerna sett ur värde i balansräkningen är:
  • Varulagret som står för 42 % av värdet av koncernens tillgångar
  • Immateriella tillgångar (främst goodwill och varumärken) som står för 18 % av värdet av koncernens tillgångar
  • Kundfordringarna som står för 14 % av värdet av koncernens tillgångar
  • Räntebärande skulder som står för 40 % av koncernens balansomslutning

Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av den övergripande kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenterats och kommunicerats. Inom New Wave Group är några av de mest väsentliga beståndsdelarna i kontrollmiljön dokumenterade i form av policys, till exempel Corporate Governance policy, IT-policy, finansiell riskpolicy, miljöpolicy samt instruktioner, såsom attestinstruktioner, manualer och finansmanual.

Corporate Governance policy

De olika delarna av koncernens bolagsstyrning sammanfattas i Corporate Governance policy, vilken även utgör styrdokument för koncernens övriga policies.

Finansiell riskpolicy

Koncernens finansfunktion arbetar efter en av styrelsen antagen policy som anger ramar för hur koncernens verksamhet ska finansieras samt hur till exempel valutarisker och ränterisker ska hantera.

IT-policy

Koncernens IT-policy beskriver koncernens principer för användande och säkerhet inom IT-området.

Informationspolicy

Koncernens informationspolicy är ett dokument som beskriver koncernens regler för hantering och
kommunikation av information, både internt inom koncernen samt till omvärlden.

Insiderpolicy

Koncernens insiderpolicy sätter regler för hantering och kommunikation av insiderinformation.

Miljöpolicy

Koncernens miljöpolicy ger riktlinjer för miljöarbetet inom koncernen.

Antikorruptionspolicy

Koncernens antikorruptionspolicy beskriver koncernens principer gällande arbete med att motverka korruption.

 

Kontrollaktiviteter

För att säkerställa den interna kontrollen finns såväl automatiserade kontroller i IT-system som hanterar behörigheter och attesträtt samt manuella kontroller såsom avstämningar och inventeringar. Detaljerade ekonomiska analyser av resultatet samt uppföljning mot planer och prognoser kompletterar kontrollerna och ger en övergripande bekräftelse på rapporteringens kvalitet.

Koncernens centrala finansavdelning granskar bolagens redovisning vilket rapporteras till koncernledningen. Ingen VD får på egen hand tillsätta eller avsätta ekonomichef och ekonomicheferna rapporterar direkt till ekonomi- och finanschef för koncernen. Koncernens risker beträffande den finansiella rapporteringen avser risken för att materiella fel i redovisningen av bolagets finansiella ställning och resultat kan uppkomma. Bolagets redovisningsinstruktioner och manualer samt etablerade uppföljningsrutiner syftar till att minimera dessa risker.

Information och kommunikation

Den mest väsentliga styrande dokumentationen i form av policys och instruktioner hålls löpande uppdaterad och kommuniceras via relevanta kanaler elektroniskt och/eller i tryckt form. För kommunikation med externa parter finns en informationspolicy som anger riktlinjer för hur denna kommunikation bör ske. Syftet med policyn är att säkerställa att alla informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.

Uppföljning

Finansavdelning och ledning på såväl bolags- som koncernnivå analyserar månatligen den finansiella rapporteringen på detaljnivå. New Wave Groups decentraliserade bolagsstruktur innebär att respektive bolags finansavdelning ansvarar för att den finansiella rapporteringen från varje enhet är korrekt, fullständig och i tid. Processer och riskmoment bedöms genom självutvärdering, interna styrelsemöten och via bolagets externa revisorer. Ett flertal processer såsom inköp, logistik, betalningar, finansiering, IT, konsolidering och rapportering är helt eller delvis centraliserade till koncernnivå. Koncernens centrala finansavdelning är ansvarig för att implementera, vidareutveckla och upprätthålla koncernens kontrollrutiner samt att utföra internkontroll i  affärskritiska processer. Styrelsen får löpande finansiella rapporter och vid varje styrelsemöte behandlas koncernens och de olika bolagens finansiella situation. Styrelsen får även under året avrapportering från bolagets revisorer avseende deras iakttagelser.

Bolagen

New Wave Groups organisation är decentraliserad där ett stort mått av självständighet och bestämmande lämnas åt respektive bolagsledning. Målsättningen är att bolagen ska drivas i entreprenörsanda samtidigt som man har fördelarna med att tillhöra en större koncern. Därför består koncernen av ett större antal operativa bolag, ca 70 stycken. Styrelsemöten hålls normalt tre gånger per år i respektive bolag alternativt underkoncern. Styrelsernas sammansättning beror på bolagets inriktning och utvecklingsfas. Förutom koncernledningen utnyttjas även kompetens från VD:ar i ”mogna” bolag i de lokala dotterbolagsstyrelserna. Den organisationsmodell som New Wave Group har valt möjliggör en effektiv benchmarking för både lönsamhet, kapitalbindning och tillväxt mellan bolag, varumärken och marknader.

Rörelsesegment

Koncernen delar upp sin verksamhet i tre rörelsesegment: Företag, Sport & Fritid samt Gåvor & Heminredning. Inom koncernledningen finns segmentsansvariga för respektive rörelsesegment med uppgift att samordna verksamheten. Produkterna för varje varumärke följer rörelsesegmentet, men har separata säljkårer för de olika försäljningskanalerna profil och detaljhandel.

Försäljningskanaler

Koncernens produkter säljs genom två försäljningskanaler, profil och detaljhandel.

Konceptgrupper

Inom respektive rörelsesegment finns det ett antal konceptgrupper som är ansvariga för strategisk inriktning, produktutveckling och marknadsstrategi för ett eller flera varumärken.